JFlow DataSharing

Finalità

JFlow DataSharing realizza la gestione automatica delle fasi di distribuzione, notifica e approvazione di informazioni. È utilizzabile in ambiente web con un semplice browser, dagli utenti aziendali e da quelli esterni opportunamente autorizzati.

Vantaggi

risparmio di tempo e riduzione degli errori umani
organizzazione razionale e automatica delle fasi di notifica e approvazione
sensibile riduzione dei costi: carta, toner, smaltimento, spazio e lavoro di archiviazione
controllo e tracciabilità degli eventi: i responsabili seguono con più facilità il flusso delle informazioni
maggiore privacy: i documenti non passano più da una scrivania all’altra, ma sono visualizzati solo dagli utenti autorizzati

Caratteristiche principali

gestione di documenti PC (Excel, Word, PDF, ZIP, JPEG), stampe da spool AS/400, report SQL, documenti da cartelle IFS
estrazione report con query SQL parametriche, in sostituzione controllata dei trasferimenti Client Access
invio interattivo o automatizzato (batch) dei documenti
protezione dei documenti con password
veste grafica dei documenti personalizzata
suddivisione degli utenti in gruppi, invii multipli
tracciabilità dell’intero ciclo di vita del documento
registrazione di tutte le attività in un file di log
analisi delle anomalie e dei ritardi di firma e approvazione
utilizzabile da browser
guida in linea

Architettura

Domande frequenti

JFlow DataSharing aumenta la sicurezza delle informazioni riservate?

JFlow DataSharing evita che i documenti riservati circolino fisicamente tra i vari uffici, inviandoli solo agli utenti autorizzati. Prevede inoltre opzioni che impediscono la stampa, il salvataggio o la copia del PDF generato, oppure proteggono il documento con una password.

Oltre a carta e toner, genera ulteriori risparmi nella gestione dei documenti?

Sì: oltre a carta e toner si risparmia sullo smaltimento dei documenti e, soprattutto, sulle risorse umane, perché JFlow DataSharing fa risparmiare tempo e riduce la possibilità di errori manuali.

È possibile convertire le stampe degli utenti in PDF e fare in modo che le ricevano?

Le stampe AS/400 lanciate dagli utenti possono essere distribuite automaticamente da JFlow DataSharing, che converte gli spool in PDF. Invece di visualizzare lo spool o stampare il cartaceo, l’utente trova direttamente nel proprio catalogo web il PDF da consultare, salvare e stampare.

Posso inviare un documento alle persone di un ufficio in modo che una qualsiasi lo gestisca?

Sì, definendo un Gruppo di utenti: il documento viene preso in carico dal primo utente del gruppo che lo consulta, e basta che quell’utente esegua l’azione prevista. Se invece il Gruppo è definito come Lista di Distribuzione, il documento viene inviato a tutti i membri, che lo gestiscono individualmente.

È possibile mostrare prima le informazioni più importanti?

Sì, tramite il campo Sequenza (valore predefinito 500) impostato al caricamento del documento: un valore più basso dà priorità al documento. A parità di Sequenza vengono mostrati prima i documenti più recenti.

Come si distinguono i documenti già visualizzati?

Nella lista i documenti sono presentati con colori diversi: in nero quelli non ancora visualizzati, in blu quelli visualizzati nella sessione attuale, in verde quelli aperti in sessioni precedenti e in arancione quelli già visualizzati da un altro utente dello stesso gruppo.

L'utente può ricercare un documento e ristamparlo?

Sì, ogni utente può ricercare un documento per descrizione, intervallo di date di ricezione e azione da eseguire o eseguita (ad esempio documenti da vistare o firmati), quindi visualizzarlo, salvarlo e stamparlo.

L'utente può salvare un documento in PDF e inviarlo per e-mail?

Ogni documento ricevuto può essere salvato in locale e usato come un normale documento, anche come allegato e-mail. Fanno eccezione i documenti inviati in modalità protetta, che possono essere solo visualizzati.

Si possono creare modelli Excel per i dati estratti dall'applicativo, con contenuti sempre aggiornati?

Sì: query SQL estraggono i dati dall’applicativo in un report Excel, semplice o associato a un modello personalizzato con grafici e tabelle. All’apertura del report l’utente trova i dati aggiornati, estratti al momento.

L'utente può archiviare i documenti ricevuti per riprenderli in seguito?

Se abilitato, l’utente può archiviare i documenti nelle Pratiche a cui è autorizzato, rendendoli disponibili anche agli altri utenti autorizzati. Ad esempio, il bilancio mensile ricevuto, verificato e archiviato nella Pratica dedicata resta consultabile dal responsabile amministrativo e dai direttori.

Esiste un utente supervisore che controlla i flussi e le attività degli utenti?

Sì, tramite la funzione Lista Filtrata l’utente superiore segue l’intero flusso dei documenti, consulta il catalogo e il log, e può modificare, copiare o cancellare l’invio di un documento.

Per i documenti da vistare o firmare si può impostare una scadenza?

Sì, all’invio si indicano i giorni entro cui compiere l’azione. Trascorso il termine i documenti risultano in ritardo e l’utente superiore li individua rapidamente con la Lista Filtrata per sollecitare gli utenti.

Si ha un controllo su chi ha visualizzato o approvato i documenti?

L’utente autorizzato può consultare e stampare il log dei documenti, che registra ogni azione compiuta, l’utente, la data e l’ora di esecuzione.

È possibile trovare velocemente i documenti vistati ma non aperti, o mai vistati?

Sì, dalla funzione di controllo il supervisore trova i documenti vistati ma non aperti filtrando per Azione Visto, Esito Vistati e Visualizzazione Non visualizzati; con Azione Visto ed Esito Da vistare ottiene invece i documenti non ancora vistati, con l’evidenza degli utenti che non hanno compiuto l’azione richiesta.